Pour développer les activités de votre entreprise, vous envisagez de transférer votre bureau dans de nouveaux locaux. C’est une tâche complexe et coûteuse qu’il est nécessaire de bien planifier à l’avance. Apprenez comment organiser le déménagement de votre bureau afin que tout se déroule pour le mieux. 

Pourquoi faut-il commencer par une estimation de coûts?

L’estimation de coûts est une étape cruciale avant de procéder au déménagement. Il faut déterminer la faisabilité du projet et les impacts que ce transfert engendre. Il ne faut pas qu’il y ait des répercussions sur l’activité de la société. Faîtes appel à une entreprise spécialisée de déménagement Paris Marseille pour réaliser une visite technique et élaborer un devis. Celui-ci variera en fonction de plusieurs facteurs :

• importance du volume à déménager

• meubles à démonter et à remonter

• emballage et manutention

• transport

Incluez l’emménagement dans votre budget prévisionnel. Aménager les nouveaux locaux nécessite plus de la moitié de votre budget de déménagement. 

Quelles sont les formalités à effectuer pour un transfert de bureau ?

Pour faire suivre votre courrier, adressez-vous à la Poste. Pour cela, faîtes une souscription au service de réexpédition définitive nationale. Obtenez un contrat renouvelable de 12 mois ou non renouvelable de 24 mois. Choisissez une agence bancaire proche du nouveau local, et transférez-y les comptes bancaires de votre société. Prévenez les organismes, institutions et tiers de votre changement d’adresse: clients, assureurs, banque, fournisseurs… Faîtes la résiliation ou le transfert de vos abonnements en énergie : électricité, gaz, eau. Pour l’abonnement internet, contactez les opérateurs quelques semaines avant le déménagement. Internet doit être accessible dès l’emménagement dans les nouveaux locaux. Résiliez votre contrat d’assurance 2 semaines avant le jour J. Enfin, n’oubliez pas la modification d’adresse quand vous signerez des documents.

Comment se déroule le déménagement de bureau?

Commencez par faire un inventaire du mobilier et des équipements quelques semaines avant le déménagement. C’est une occasion de faire le tri entre les appareils obsolètes qu’il faut remplacer par d’autres plus performants. Transporter des objets qui ne sont pas en état de fonctionnement dans les nouveaux locaux est inutile. Vous pouvez laisser ces éléments à la déchetterie, ou les céder à des associations. Préparez des étiquettes qui seront collées au carton personnel des employés. Sur ces étiquettes figureront le nom de chaque salarié ainsi que le contenu de sa boîte. Cela facilitera la répartition lors de l’emménagement. 

Confiez le soin de l’emballage et de la manutention aux déménageurs professionnels. En effet, ni emballer ni transporter le matériel ne figure dans les attributions de vos employés. La protection et le transport des appareils lourds et fragiles comme les photocopieurs nécessitent un savoir-faire particulier. Pour le matériel informatique, confier la déconnexion et la remise en service à un expert. Pour l’emballage, le mieux est d’utiliser les boîtes d’origine si elles ont été conservées. Si des meubles sont trop volumineux pour passer la porte, il est nécessaire de les démonter. Incluez ce travail dans la prestation des déménageurs. Les professionnels ont également recours au démontage pour des meubles aux formes géométriques complexes qui prennent trop de place dans le véhicule de déménagement.